Pengurusan Kualiti

E-mail Print PDF

Pengenalan Unit Pengurusan Kualiti

Bermula dengan nama Unit Pengurusan dan Jaminan Kualiti (UPJK) telah ditubuhkan pada 3 Mei 2002 iaitu sehari selepas perlantikan Koordinator Pengurusan Kualiti dan Tugas-Tugas Khas yang dipertanggungjawabkan ke atas Unit ini.

Pada Januari 2003, Koordinator Pengurusan Kualiti dan Tugas-Tugas Khas telah diamanah juga untuk mengendalikan aktiviti perhubungan korporat kampus. Sehubungan itu nama jawatan ditukar kepada Koordinator Unit Kualiti dan Perhubungan Korporat. Jawatan ini berkekalan sehingga April 2003 apabila Unit Perhubungan Korporat ditubuhkan secara resmi atas saranan pihak Kampus Induk dengan Koordinator yang berbeza.

Pada masa yang sama (April 2003) untuk tujuan penyelarasan, pihak Institute Knowledge Advancement (InKA) yang merupakan pusat gerakan kualiti UiTM telah memutuskan nama Unit dan nama jawatan Koordinator ditukar kepada Unit Kualiti dan Ketua Unit Kualiti bagi semua kampus UiTM.

Walaubagaimanapun pada tahun 2008 selaras dengan penambahan tugas dan tanggungjawab Ketua Unit Kualiti khususnya dalam urusan pengurusan , maka nama Ketua Unit Kualiti dinaiktaraf menjadi Ketua Unit Pengurusan Kualiti (KUPQ). 

KUPQ diletakkan di bawah seliaan Pengarah Kampus secara langsung yang bertindak sebagai penyelaras bagi memastikan gerakan kualiti dilaksanakan seperti yang ditetapkan.

Objektif Unit

  • Memastikan sistem pengurusan Q kampus sentiasa dipertingkatkan melalui laporan audit dan laporan maklum balas pelanggan.
  • Memastikan wujudnya perancangan pelan tindakan tahunan yang disahkan oleh pihak pengurusan tertinggi serta laporan pencapaian terhadap perancangan.
  • Memastikan penambahbaikan berterusan terhadap Sistem Pengurusan Kualiti (SPK).
  • Memupuk budaya Q dengan melalui beberapa aktiviti yang dipersetujui oleh pihak pengurusan tertinggi.

{tab=Piagam Pelanggan UPQ}

  • Memastikan maklumat berkenaan kualiti yang diterima dari pihak luar UiTMelaka dimaklumkan kepada pihak berkenaan tidak lewat dari satu (1) minggu dari tarikh maklumat diterima oleh UPQ.
  • Memastikan audit dalam dan audit luar dilaksanakan sekurang-kurangnya dua (2) kali setahun.
  • Memastikan dokumen dan prosedur ISO dikemaskinikan sekurang-kurangnya sekali dalam setahun.
  • Menganjurkan majlis sambutan Hari Kualiti sekali dalam setahun bagi mengiktiraf sumbangan staf.
  • Menyertai sekurang-kurangnya satu (1) anugerah kualiti setahun.

Fungsi Unit

  • Menjadi penyelaras kepada aktiviti-aktiviti Q seperti 5S, dan maklum pelanggan serta menasihati pihak pengurusan mengenai perkara-perkara yang perlu bagi penambahbaikan berterusan.
  • Memantau proses perjalanan kerja setiap bahagian, unit dan program yang terdapat di kampus ini untuk memastikan masing-masing mempunyai dokumen yang diperlukan bagi staf seperti; MPK, FM/ Arahan Kerja, Potfolio Pengajaran dan Fail Kursus yang lengkap. (melalui audit dalam)
  • Menilai perkara di atas dan mendapat maklum balas dari ketua berkenaan mengenai masalah dan kelemahan yang ada. (melalui audit dalam)
  • Membuat laporan mengenai perkara 1.2.2 dan 1.2.3 dan memberi cadangan untuk penambahbaikan. (melalui laporan audit dalam)
  • Menganjurkan aktiviti penambahbaikan untuk ketua –ketua bahagian, unit dan program dan ahli pasukan Q mengikut keperluan semasa berdasarkan kepada laporan yang diperolehi seperti; bengkel, kursus, taklimat dan lawatan yang berkaitan Q.
  • Memantau secara berterusan (walaupun penambahbaikan telah dilaksanakan) untuk memupuk amalan Q menjadi satu budaya. (melalui audit dalam)
  • Menyelaras perlaksanaan aktiviti kearah pensijilan ISO 9001:2000 bagi kampus UITM Melaka.

Amanah KUPQ

  • Menyediakan jadual perancangan aktiviti (kalendar) bagi UPQ setiap awal tahun dan membuat laporan pencapaian pada awal tahun seterusnya bagi mengenalpasti dan menyediakan justifikasi aktiviti yang tidak mengikut perancangan.
  • Menyediakan bajet bagi UPQ seperti yang diperlukan.
  • Menyediakan perancangan strategik UPQ apabila diperlukan.
  • Mengenalpasti kekuatan dan penambahbaikan SPK dari masa kesemasa melalui laporan audit dalam dan audit luar.
  • Menyediakan laporan analisis bagi pencapaian objektif kualiti dan lain-lain mengikut keperluan.
  • Mencadangkan semakan semula terhadap objektif kualiti yang telah dicapai dan maklumat lain yang berkaitan kepada pihak pengurusan tertinggi.
  • Menganjurkan aktiviti-aktiviti kualiti yang berkaitan.
  • Menyediakan laporan perkembangan aktiviti kualiti pada bila –bila masa yang diperlukan oleh pihak berautoriti (seperti Rektor Kampus, JPE, InQKA, Kerajaan Negeri dsbnya).
  • Mendokumenkan setiap laporan dan maklumat berkaitan berkualiti.
  • Memastikan pemantauan dilaksanakan oleh pasukan audit dari masa ke semasa ke atas seluruh sistem UiTM Melaka.
  • Menyampaikan maklumat berkenaan kualiti melalui taklimat/ceramah/ kepada staf di bahagian/unit dalaman dan pihak luar apabila diperlukan.
  • Mengenalpasti mana-mana rakan penandaarasan (benchmarking partner) yang sesuai sebagai rujukan dan mendapat persetujuan pengurusan tertinggi untuk melawat organisasi terpilih.
  • Mengadakan perjumpaan dan perbincangan dengan jawatankuasa di bawah seliaan KUPQ mengikut keperluan. Maklumat berkala/ terkini sentiasa dimaklumkan melalui emel.
  • Memastikan aktiviti –aktiviti ISO 9001:2008 dilaksanakan mengikut keperluan.
  • Bertindak sebagai penasihat kepada pihak pengurusan tertinggi dalam gerakan kualiti kampus.

Amanah tersebut dilaksanakan oleh KUPQ dengan kerjasama pasukan Q/ Urusetia dan Juruaudit Dalaman (bertauliah) serta panduan nasihat dari Rektor selaku Pengerusi J/Kuasa Pemandu, dari masa kesemasa.

(* Sokongan dan kerjasama Pengerusi dan Jawatankuasa Pemandu adalah amat diperlukan bagi memastikan keberkesanan perjalanan perlaksanaan pengurusan kualiti menyeluruh (TQM) UiTM Melaka)